Înregistrarea

Înregistrarea este procesul prin care o companie își creează cont în Putaway WMS. Se pornește din pagina publică de înregistrare, din pagina de prețuri sau din linkul Înregistrare afișat în ecranul de autentificare.

Formularul este împărțit în pași scurți. Utilizatorul introduce întâi țara și codul fiscal sau codul TVA al companiei. Putaway WMS verifică datele prin ANAF pentru România sau prin VIES pentru companiile din UE; dacă datele nu pot fi preluate automat, utilizatorul le completează manual. Apoi Putaway WMS folosește planul ales din pagina de prețuri sau cere alegerea unui plan. După acceptarea documentelor legale, utilizatorul creează administratorul contului. Contul devine utilizabil doar după confirmarea emailului prin linkul de activare.

Date necesare înregistrării

Pentru înregistrare sunt necesare:

țara companiei;
codul fiscal sau codul TVA;
datele de contact ale companiei;
persoana care va fi administratorul contului;
o adresă de email la care administratorul poate primi linkul de activare.

Adresa de email a administratorului este importantă. Ea va fi folosită la autentificare și la activarea contului.

Pasul 1: compania

Primul pas cere țara și codul fiscal al companiei. Denumirea câmpului se schimbă automat:

Țară companie	Câmp afișat
România	Cod fiscal (CIF/CUI)
Țări UE	Cod TVA (VAT)
Țări non-UE	Tax number

Putaway WMS curăță codul introdus înainte de verificare: elimină spațiile, caracterele inutile și prefixul țării dacă a fost scris direct în cod.

Dacă aceeași companie există deja în Putaway WMS cu aceeași țară și același cod fiscal, înregistrarea nu continuă. În acest caz trebuie verificat dacă acea companie are deja cont sau dacă s-a introdus codul corect. Dacă se constată că acea companie a fost înregistrată fără acordul unui reprezentant legal sau al unei persoane împuternicite, utilizatorul trebuie să ne contacteze pentru clarificarea situației.

Validarea companiei

După introducerea codului, Putaway WMS caută să identifice compania prin surse oficiale.

Pentru România, verificarea se face mai întâi prin portalul oficial ANAF. Dacă ANAF returnează compania, formularul poate completa automat:

numele companiei;
adresa;
județul;
localitatea;
telefonul, dacă este disponibil;
statutul de plătitor TVA.

Emailul companiei se completează manual. Răspunsul ANAF folosit pentru validare nu furnizează emailul companiei, iar Putaway WMS nu îl completează automat.

Dacă ANAF nu returnează date sau serviciul nu poate fi folosit în acel moment, Putaway WMS încearcă verificarea prin VIES. Pentru companii din alte țări UE, verificarea se face prin VIES.

Pentru companii din afara Uniunii Europene, nu se face validare ANAF sau VIES. Utilizatorul completează manual datele companiei.

Datele companiei

După validare, formularul afișează datele companiei. Utilizatorul trebuie să le verifice și să completeze ce lipsește.

Se verifică în special:

numele companiei;
județul sau regiunea;
orașul;
adresa;
emailul companiei;
telefonul companiei;
statutul de plătitor TVA.

Telefonul se completează cu prefix internațional. Formularul propune prefixul țării selectate, dar poate fi schimbat dacă acea companie folosește alt număr de contact.

TVA și răspunsul de validare

Dacă există o validare oficială, ecranul arată Status TVA și Tip validare.

Tipul de validare poate fi:

ANAF România;
VIES European;
Selecție utilizator;
Necunoscut.

Dacă utilizatorul schimbă manual statutul Plătitor TVA față de rezultatul ANAF sau VIES, Putaway WMS cere confirmare. În fereastra de confirmare există butonul Vezi răspuns validare, unde se poate vedea răspunsul primit de la serviciul oficial.

Schimbarea manuală trebuie făcută doar când utilizatorul știe sigur că rezultatul oficial nu reflectă situația curentă. O modificare diferită de răspunsul oficial poate semnala folosirea unor date incorecte sau false și poate duce la o revizuire manuală din partea Putaway WMS deoarece statutul TVA influențează facturarea.

Pentru companii din alte țări UE, codul TVA valid este obligatoriu. Dacă VIES nu confirmă codul, înregistrarea nu poate continua.

Alegerea planului

Planul poate fi stabilit în două feluri:

din pagina de prețuri, când utilizatorul apasă pe butonul de trial al unui plan;
direct în formularul de înregistrare, dacă utilizatorul a intrat fără un plan ales.

Când înregistrarea pornește din pagina de prețuri, Putaway WMS păstrează planul ales. După completarea și verificarea datelor companiei, pasul de alegere a planului este omis, iar utilizatorul trece direct la acceptarea documentelor legale. Acest lucru se întâmplă doar dacă planul este încă disponibil.

Dacă planul trimis din pagina de prețuri nu mai este disponibil, utilizatorul trebuie să aleagă unul dintre planurile afișate în formular. Dacă există un singur plan disponibil, Putaway WMS îl selectează automat și omite pasul de alegere.

Planurile sunt prezentate cu trial gratuit de 30 de zile. Cardul planului arată limitele incluse, creditele inițiale, 0€ acum și prețul care se aplică după trial.

La înregistrare nu este cerut card bancar. Contul pornește cu planul ales, trialul de 30 de zile și creditele inițiale disponibile pentru acel plan. Reînnoirea automată nu este activată în acest pas.

Documentele legale

Înainte de crearea contului, utilizatorul trebuie să citească și să accepte documentele curente:

Termeni și condiții de utilizare
Politica de Confidențialitate și Acordul de Prelucrare a Datelor - DPA
Acord privind Nivelul Serviciilor (SLA)

Acceptarea acestor documente creează contractul dintre Putaway WMS și compania pentru care se face înregistrarea. Serviciul este destinat utilizării comerciale, nu utilizării personale.

Bifele de acceptare devin disponibile după parcurgerea documentelor afișate în ecran. Utilizatorul confirmă că a citit documentele, că le acceptă și că este reprezentantul legal al companiei sau o persoană împuternicită să acționeze în numele acesteia.

Datele introduse trebuie să aparțină companiei pentru care se creează contul. Folosirea unor date false sau a datelor unei alte companii poate duce la respingerea înregistrării, blocarea contului și consecințe legale pentru fals și uz de fals pentru persoana care le-a furnizat.

Contractul acceptat este salvat pe contul clientului și poate fi verificat ulterior în Contracte.

Administratorul contului

Ultimul pas creează administratorul clientului. Se completează:

prenumele;
numele;
emailul;
parola;
confirmarea parolei.

Parola trebuie să respecte cerințele afișate în formular: minimum 8 caractere, literă mare, literă mică, cifră și caracter special. Parola nu poate începe sau termina cu spații.

Dacă verificarea în doi pași este activată pentru conturile noi, administratorul va primi cod 2FA la autentificare după activarea contului.

După trimiterea formularului

Când înregistrarea este finalizată, Putaway WMS pregătește contul clientului:

creează compania;
creează utilizatorul administrator;
pornește planul sau trialul ales;
alocă eventualele credite inițiale;
salvează contractele acceptate;
salvează validarea TVA sau selecția manuală;
creează setările inițiale ale contului.

Contul rămâne neactivat până când administratorul confirmă emailul.

Activarea prin email

După finalizarea formularului, administratorul primește un email cu link de activare. Când linkul este deschis, Putaway WMS activează administratorul și contul clientului.

Linkul de activare expiră după 24 de ore. Dacă expiră, administratorul poate cere un link nou din ecranul de autentificare.

Dacă acest cont nu este activat în 7 zile de la creare, Putaway WMS îl șterge automat împreună cu datele asociate contului creat la înregistrare. După ștergere, înregistrarea trebuie reluată.

După activare, administratorul se poate autentifica și ajunge în Panoul de control.

Dacă administratorul încearcă să se autentifice înainte de activare, Putaway WMS afișează mesaj că emailul trebuie verificat. Din ecranul de autentificare se poate retrimite emailul de activare.

Link expirat sau invalid

Dacă linkul a fost deja folosit, Putaway WMS afișează că acel cont este deja activat.

Dacă linkul este expirat sau invalid, utilizatorul poate cere un email nou de activare. Se introduce emailul folosit la înregistrare, iar Putaway WMS trimite un link nou dacă există un cont neactivat pentru acel email.

După activare

După prima autentificare, administratorul trebuie să continue cu Primii pași. Acolo se pregătesc datele necesare înainte de lucru real în depozit: setări WMS, depozite, utilizatori, locații, produse, operațiuni de bază și integrări.

Pentru datele companiei se folosește Companie. Pentru abonament, credite și metode de plată se folosește Facturare.

Erori și limitări

Înregistrarea se oprește dacă:

înregistrarea publică este dezactivată;
lipsește țara sau codul fiscal;
compania există deja cu aceeași țară și același cod fiscal;
emailul administratorului există deja;
emailul companiei există deja pe alt client;
planul ales nu mai este disponibil;
documentele legale nu sunt acceptate;
parola nu respectă cerințele;
pentru o companie UE din afara României nu există cod TVA valid.

Dacă emailul de activare nu ajunge, se verifică folderul spam. Dacă tot nu este găsit, se folosește retrimiterea emailului de activare din ecranul de autentificare.