Notă ajustare inventar

Notă ajustare inventar este documentul intern care arată ce produse au fost adăugate în stoc, scoase din stoc sau înlocuite printr-o ajustare.

Pagina este pentru consultare, verificare, descărcare și printare. Nu se folosește pentru a completa manual un document după fapt și nu creează stoc direct. Mai întâi se face ajustarea în fluxul de lucru potrivit, apoi nota apare automat în această pagină.

Nota nu înlocuiește contabilitatea sau documentele din ERP. Ea explică operațional ce s-a întâmplat în depozit: unde s-a făcut corecția, cine a făcut-o, ce motiv a fost ales, ce produse au fost afectate și ce valoare are diferența.

Când apare nota

O Notă ajustare inventar apare după salvarea unei corecții de stoc. De exemplu:

se scoate din stoc un produs care lipsește fizic;
se scoate din stoc un produs deteriorat sau greșit;
se înlocuiește un produs cu alt produs identificat fizic;
se schimbă starea unui produs, de exemplu din Bun în Deteriorat sau Carantină;
se corectează o diferență confirmată la inventar;
se documentează produse lipsă dintr-un retur logistic;
se corectează o diferență după recepție, când produsul este deja legat de o Notă recepție marfă.

Folosiți ajustarea doar pentru diferențe reale, verificate fizic. Dacă marfa intră normal de la furnizor, folosiți Recepția mărfurilor și apoi Notă recepție marfă. Dacă mutați marfa dintr-o locație în alta, folosiți fluxul de Transfer sau Plasare, după caz.

Unde se găsește

Deschideți Documente -> Notă ajustare inventar.

Dacă aveți acces doar la anumite depozite, vedeți doar notele din depozitele respective. Butonul Creează ajustare apare doar pentru utilizatorii care au dreptul să facă ajustări de inventar.

Lista de documente

Lista vă ajută să găsiți rapid nota corectă. Puteți filtra după:

furnizor;
locație;
persoana care a creat nota;
interval de dată.

Pentru fiecare notă se afișează:

numărul notei;
furnizorul, dacă produsele din notă au furnizor;
depozitul;
locația;
motivul ajustării;
persoana care a creat nota;
data creării;
valoarea totală;
acțiunile disponibile.

Din listă puteți:

deschide detaliul notei;
descărca PDF-ul;
printa PDF-ul.

Crearea unei ajustări

Butonul Creează ajustare vă duce la Inventar -> Ajustare stoc.

În pagina de documente nu completați nota manual. Ajustarea se face întâi pe produsul fizic, cu locație, cantitate, stare, motiv și date de trasabilitate. După finalizare, Notă ajustare inventar devine documentul care dovedește corecția.

Fluxul de ajustare are trei pași:

Selectați locația: scanați locația unde se află produsul.
Selectați produsul: alegeți linia exactă de stoc care trebuie scoasă sau înlocuită.
Adăugați produsul de înlocuire, dacă este cazul.

Locația scanată trebuie să existe în depozitul selectat, să fie activă și să nu fie blocată. Dacă locația este de tip Recepție, trebuie să conțină produse legate de o notă de recepție.

La selectarea produsului, Putaway WMS păstrează diferența dintre linii de stoc care par asemănătoare. Același SKU poate apărea separat dacă diferă codul de bare scanat, starea, lotul, data expirării, seria, furnizorul sau prețul de achiziție.

Ajustare doar prin scoatere

Folosiți acest caz când produsul trebuie eliminat din stoc fără să puneți alt produs în locul lui.

Exemple:

produsul nu mai există fizic în locație;
produsul a fost găsit deteriorat și trebuie scos din stoc;
diferența a fost confirmată la inventar.

După finalizare, nota arată produsul scos, cantitatea, locația, starea, lotul sau seria, dacă există, și valoarea scăzută din stoc.

Înlocuire sau schimbare de stare

Dacă produsul scos trebuie înlocuit, scanați produsul care intră în locul lui.

Putaway WMS adaugă câte o unitate pentru fiecare scanare. Dacă trebuie adăugate mai multe unități, scanați-le pe rând. Ecranul arată valoarea produsului scos, totalul produselor adăugate și diferența netă.

Cât timp diferența netă este negativă, puteți adăuga produse. Când diferența ajunge la zero sau devine pozitivă, adăugările se opresc.

Dacă scanați același produs ca cel selectat pentru scoatere, operațiunea poate fi o schimbare de stare. În acest caz, se păstrează informațiile inițiale ale stocului, cum ar fi furnizorul, lotul, seria, codul de bare, data intrării în depozit și prețul. Operatorul alege noua stare: Bun, Deteriorat sau Carantină.

Loturi, serii, furnizor și preț

Putaway WMS cere doar informațiile necesare pentru produsul adăugat:

pentru produse cu lot, se alege lotul disponibil pentru furnizorul păstrat din produsul scos;
loturile expirate nu sunt folosite în ecranul de selecție;
pentru produse cu serie, se introduce exact o serie pentru fiecare unitate adăugată;
seria nu poate exista deja în stoc pentru același produs;
dacă produsul scos avea furnizor, produsul adăugat trebuie să fie asociat aceluiași furnizor;
pentru produse diferite de cel scos, se completează prețul de achiziție;
pentru schimbarea stării aceluiași produs, prețul se păstrează din stocul inițial.

Confirmarea finală

Înainte de salvare, Putaway WMS afișează rezumatul ajustării:

produsul scos;
produsele adăugate, dacă există;
locația;
starea produselor;
lotul și seria, dacă există;
prețurile;
valoarea produsului scos;
totalul produselor adăugate;
diferența netă;
motivul;
observațiile opționale.

Verificați rezumatul înainte de Finalizează. După finalizare, stocul se schimbă și nota apare în Documente -> Notă ajustare inventar.

Detaliul documentului

În detaliu vedeți antetul notei, explicația ajustării, produsele afectate și zona de semnături.

Antetul arată:

numărul notei;
depozitul;
locația;
persoana care a creat nota;
compania;
persoana responsabilă de gestiune, dacă este setată.

Textul notei rezumă ajustarea: furnizorul, locația, motivul și observațiile, dacă au fost completate.

Tabelul de produse arată pentru fiecare rând:

produsul;
brandul;
SKU-ul;
seria, dacă produsul are serie;
lotul și data expirării, dacă produsul are lot;
starea produsului;
cantitatea;
prețul de achiziție;
valoarea ajustării.

La final apare totalul notei. În PDF apare și mențiunea că documentul este intern, pentru trasabilitatea stocului, nu document financiar sau contabil.

Cum citiți cantitățile și valorile

Rândurile din notă se citesc după tipul corecției:

Adăugare: produsul intră în stoc. Cantitatea și valoarea cresc stocul.
Eliminare: produsul iese din stoc. Cantitatea și valoarea apar ca scădere.
Înlocuire sau schimbare de stare: nota poate avea un rând de eliminare și unul sau mai multe rânduri de adăugare, ca să fie clar ce s-a scos și ce s-a pus în loc.

Valoarea totală a notei este efectul net al produselor din document. O notă cu produse scoase din stoc poate avea valoare negativă. O notă cu produse adăugate poate avea valoare pozitivă.

Starea produsului contează:

Bun: produsul poate intra în disponibil, dacă nu este rezervat;
Deteriorat: produsul nu trebuie tratat ca vandabil;
Carantină: produsul rămâne separat până la verificarea finală.

Ce verificați înainte de printare

Înainte să descărcați sau să printați nota, verificați:

locația din document;
motivul ajustării;
produsul și SKU-ul;
furnizorul, dacă apare;
seria sau lotul, dacă produsul le folosește;
starea produsului;
cantitatea adăugată sau eliminată;
prețul și valoarea ajustării;
observațiile introduse de operator.

Dacă ceva nu corespunde cu realitatea fizică din depozit, nu modificați documentul printat. Verificați ajustarea inițială, stocul, istoricul stocului și trasabilitatea.

Legătura cu stocul

După salvarea ajustării, stocul se schimbă imediat:

produsele adăugate apar în stoc pe locația din notă;
produsele eliminate dispar sau scad cantitativ din locația respectivă;
produsele cu stare Bun intră în disponibil, dacă nu sunt rezervate;
produsele cu stare Deteriorat sau Carantină rămân separate de disponibilul de vânzare.

Pentru verificări, folosiți și:

Stoc, ca să vedeți situația curentă;
Istoric stoc, ca să vedeți schimbarea în timp;
Trasabilitate, ca să urmăriți produsul, lotul sau seria.

Greșeli frecvente

Căutați nota înainte de salvarea ajustării. Nota apare doar după finalizarea ajustării.
Confundați nota cu recepția. Pentru marfa primită normal de la furnizor se folosește Notă recepție marfă.
Folosiți ajustarea ca scurtătură. Ajustarea nu înlocuiește recepția, transferul, plasarea sau returul logistic.
Alegeți linia greșită de stoc. Verificați locația, starea, lotul, seria, furnizorul și prețul înainte de finalizare.
Ignorați starea produsului. Un produs adăugat ca Deteriorat sau Carantină nu trebuie tratat ca produs bun pentru vânzare.
Printați fără verificarea lotului sau seriei. Pentru produse cu trasabilitate, lotul, expirarea și seria trebuie să corespundă produsului fizic.

Reguli de lucru

Folosiți nota ca dovadă a unei ajustări reale.
Faceți ajustarea doar după verificarea fizică a produsului.
Completați motivul clar în momentul ajustării, acolo unde fluxul îl cere.
Nu folosiți pagina de documente pentru a crea sau corecta stoc direct.
Pentru produse cu lot sau serie, verificați exact linia selectată.
După finalizare, verificați Stoc, Istoric stoc și Trasabilitate.