Notă recepție marfă

Notă recepție marfă este documentul intern prin care confirmați ce produse au intrat în depozit după o Recepție marfă. În Putaway WMS documentul apare ca NIR.

NIR-ul nu se creează înainte de recepție. Mai întâi marfa se scanează într-o locație de recepție, apoi documentul se generează pe baza produselor aflate acolo.

Pe scurt

Fluxul normal este:

Recepționați marfa în Operațiuni depozit → Recepție marfă.
Finalizați recepția, astfel încât locația de recepție să fie protejată până la documentare.
Deschideți Documente → Notă recepție marfă.
Alegeți locația de recepție.
Verificați produsele, cantitățile, documentul primit, moneda și prețurile de achiziție.
Salvați NIR-ul.
Continuați cu Plasare pentru mutarea produselor în locațiile finale.

Când se folosește

Folosiți pagina Notă recepție marfă după ce produsele au fost scanate în recepție și trebuie documentate.

Pagina este folosită pentru:

recepții fără comandă furnizor;
recepții pe baza unei comenzi furnizor;
verificarea valorii produselor recepționate;
păstrarea trasabilității pentru furnizor, loturi, serii, stare produs și preț de achiziție;
printarea sau descărcarea documentului de recepție;
invalidarea unui NIR, dacă documentul a fost emis greșit și trebuie refăcut.

Lista de NIR-uri

La deschiderea paginii vedeți lista documentelor existente.

Lista poate fi filtrată după:

furnizor;
utilizatorul care a creat documentul;
interval de dată.

Pentru fiecare NIR se văd:

numărul NIR;
furnizorul;
utilizatorul care l-a creat;
data creării;
numărul de produse;
cantitatea totală;
valoarea totală;
acțiunile disponibile.

Pe mobil, aceleași informații apar sub formă de carduri, pentru a putea verifica documentele ușor de pe telefon sau tabletă.

Generarea NIR-ului

Pentru a crea un NIR nou, apăsați Generează NIR.

1. Alegeți locația de recepție

Primul pas este alegerea locației de recepție. Putaway WMS afișează locațiile de recepție relevante pentru depozitul curent.

Alegeți locația în care au fost scanate produsele. Dacă nu vedeți locația:

verificați că lucrați în depozitul corect;
verificați că recepția a fost finalizată;
verificați că produsele sunt încă în locația de recepție;
verificați că documentul nu a fost deja emis pentru acele produse.

2. Verificați produsele din locație

După selectarea locației, Putaway WMS afișează produsele găsite acolo.

Verificați cu atenție:

denumirea produsului;
SKU-ul;
cantitatea;
unitatea de măsură;
furnizorul afișat pentru locația aleasă;
prețul de achiziție pe care urmează să îl completați.

Loturile, seriile și starea produselor vin din recepție. Dacă lucrați cu produse urmărite pe lot, serie sau stare, verificați că recepția a fost făcută corect înainte de salvarea NIR-ului. Aceste informații apar în detaliul documentului după generare.

Dacă observați o diferență față de marfa fizică sau față de documentul primit, nu salvați NIR-ul încă. Corectați recepția înainte de emiterea documentului.

3. Completați documentul primit cu marfa

În zona de generare completați Tip document.

Tipurile disponibile sunt:

Tip document	Când se folosește
Fără document	Marfa a sosit fără document de însoțire.
Factură	Marfa este însoțită de factură.
Aviz de însoțire	Marfa este însoțită de aviz.
Bon fiscal	Marfa este însoțită de bon fiscal.
Proformă	Marfa este însoțită de proformă.
Contract	Recepția se face pe baza unui contract.
Altul	Documentul primit nu se încadrează în opțiunile de mai sus.

Dacă alegeți orice opțiune în afară de Fără document, completați:

Număr document;
Data documentului.

Introduceți datele exact cum apar pe documentul primit de la furnizor.

4. Verificați moneda și cursul de schimb

NIR-ul folosește moneda documentului. Dacă furnizorul a emis documentul în altă monedă decât moneda principală a contului, selectați moneda corectă.

Când moneda documentului diferă de moneda principală, Putaway WMS afișează câmpul Curs de schimb. Verificați cursul înainte de salvare, deoarece valoarea documentului se calculează pe baza lui.

Exemple:

contul lucrează în RON, iar factura furnizorului este în EUR;
contul lucrează în EUR, iar documentul furnizorului este în USD.

În aceste cazuri, prețurile se introduc în moneda documentului, iar Putaway WMS afișează și valoarea convertită în moneda principală.

5. Completați prețurile de achiziție

Pentru fiecare produs, completați Preț achiziție.

Prețul trebuie să fie mai mare decât zero. Dacă un produs nu are preț valid, NIR-ul nu poate fi salvat.

Folosiți prețul real de achiziție de pe documentul primit sau din evidența internă. Acest preț este important pentru valoarea stocului, rapoarte și trasabilitate.

6. Verificați totalul

Putaway WMS calculează automat:

totalul pe fiecare linie;
totalul documentului;
totalul convertit, dacă moneda documentului este diferită de moneda principală.

Înainte de salvare, comparați totalul din Putaway WMS cu documentul primit de la furnizor. Dacă există diferențe, verificați cantitățile, prețurile și moneda.

7. Salvați NIR-ul

Apăsați Salvează NIR doar după ce toate informațiile sunt corecte.

După salvare:

NIR-ul primește număr;
documentul apare în listă;
produsele sunt legate de NIR;
locația de recepție devine pregătită pentru pasul următor, Plasare;
dacă recepția era pe comandă furnizor, statusul comenzii se actualizează în funcție de ce ați ales pentru eventualele lipsuri.

Când cantitățile nu se potrivesc

În ecranul de generare există acțiunea Cantitățile scanate nu se potrivesc cu cele din document.

Folosiți această acțiune când, înainte de salvarea NIR-ului, observați că produsele sau cantitățile din locația de recepție nu corespund cu marfa reală sau cu documentul primit.

După confirmare, locația de recepție se deblochează pentru corectare. Reveniți la Recepție marfă, corectați produsele, finalizați din nou recepția, apoi reveniți la NIR.

Recepție fără comandă furnizor

Pentru o recepție fără comandă furnizor, NIR-ul se bazează pe furnizorul și produsele scanate în locația de recepție.

În acest caz:

verificați că furnizorul este corect;
verificați că toate produsele aparțin recepției curente;
completați documentul primit sau alegeți Fără document, dacă marfa chiar a venit fără document;
completați prețurile de achiziție;
salvați NIR-ul.

După salvare, produsele pot merge mai departe către plasare.

Recepție pe comandă furnizor

Dacă recepția a fost făcută pe baza unei comenzi furnizor, NIR-ul afișează legătura cu acea comandă.

Putaway WMS compară ce a fost comandat cu ce a fost recepționat. În ecran pot apărea produse lipsă, adică produse care au fost comandate, dar nu au fost primite în cantitatea așteptată.

Pentru fiecare produs lipsă se pot vedea:

SKU-ul;
denumirea;
cantitatea comandată;
cantitatea recepționată;
cantitatea rămasă.

Pentru lipsuri trebuie aleasă una dintre opțiuni:

Opțiune	Ce se întâmplă
Închide comanda	Acceptați livrarea ca finală. Comanda furnizor este considerată recepționată, iar cantitățile lipsă nu mai sunt așteptate pe acea comandă.
Creează comandă copil	Păstrați diferența de primit mai târziu. Putaway WMS creează o comandă copil cu produsele și cantitățile rămase.

Alegeți Închide comanda când furnizorul nu va mai livra restul produselor sau când decideți să închideți diferența.

Alegeți Creează comandă copil când furnizorul urmează să livreze restul produselor într-o recepție viitoare.

Surplus la recepție

Surplusul înseamnă că furnizorul a trimis produse sau cantități mai mari decât cele comandate.

Surplusul se verifică în timpul finalizării recepției. Dacă a fost acceptat acolo, produsele acceptate apar și în NIR. Dacă surplusul nu trebuia păstrat, recepția trebuie corectată înainte de generarea NIR-ului.

Detaliul NIR-ului

Pentru a deschide un NIR, apăsați pe documentul dorit din listă sau folosiți acțiunea Vizualizare detalii.

În detaliu se văd:

numărul NIR;
data creării;
furnizorul;
utilizatorul care a creat documentul;
compania;
depozitul;
moneda documentului;
cursul de schimb, dacă este cazul;
documentul primit cu marfa;
produsele;
brandul;
SKU-ul;
seriile;
loturile și datele de expirare;
unitatea de măsură;
starea produselor;
cantitatea;
prețul de achiziție;
totalul pe linie;
totalul documentului;
persoanele afișate pentru recepție și validare.

NIR-ul include și textul de constatare pentru recepție, cu furnizorul și documentul sursă. Dacă a fost ales Fără document, textul arată că marfa a fost recepționată fără document de însoțire.

Printare, descărcare și export

Din meniul de acțiuni puteți:

deschide detaliile documentului;
descărca PDF-ul;
printa PDF-ul;
exporta în Excel;
exporta în CSV.

PDF-ul este potrivit pentru arhivare internă sau semnare. Excel și CSV sunt utile pentru verificări, raportări sau comparații în afara aplicației.

Invalidarea unui NIR

Invalidarea se folosește când NIR-ul a fost emis greșit și documentul nu mai trebuie tratat ca valid.

Un NIR invalidat rămâne vizibil în listă, marcat ca INVALIDAT, împreună cu informația despre persoana și momentul invalidării.

După invalidare:

produsele nu mai sunt tratate ca documentate prin acel NIR;
locația de recepție se poate întoarce la starea necesară pentru corectare;
dacă NIR-ul era legat de o comandă furnizor, statusul comenzii poate fi readus pentru refacerea documentării;
dacă fusese creată o comandă copil din lipsuri, aceasta poate fi anulată ca parte din refacerea fluxului.

După generarea NIR-ului

După ce NIR-ul este salvat, recepția nu este încă finalizată operațional pentru depozit. Produsele sunt documentate, dar trebuie mutate din locația de recepție către locațiile finale.

Următorul pas este Plasare.

În plasare, produsele pot ajunge în:

locații de stocare, pentru produse bune;
locații de carantină, pentru produse deteriorate sau care trebuie verificate;
alte destinații permise de fluxul intern.

Exemple simple

Marfă primită cu factură

Operatorul recepționează produsele în locația R-Z-1.
Recepția este finalizată.
În Notă recepție marfă, se alege locația R-Z-1.
Se selectează Factură.
Se completează numărul și data facturii.
Se completează prețurile de achiziție.
Se salvează NIR-ul.
Produsele merg mai departe la plasare.

Marfă primită pe comandă, cu produse lipsă

A fost comandată cantitatea 10.
Furnizorul a livrat doar 7.
În NIR apare cantitatea rămasă 3.
Dacă furnizorul va livra restul, se alege Creează comandă copil.
Dacă restul nu mai este așteptat, se alege Închide comanda.

Cantitate greșită înainte de salvare

În NIR apar 12 bucăți, dar documentul și marfa fizică arată 10.
Nu salvați NIR-ul.
Folosiți Cantitățile scanate nu se potrivesc cu cele din document.
Corectați recepția.
Finalizați din nou recepția și generați NIR-ul corect.

Greșeli frecvente

Situație	Ce trebuie făcut
Locația nu apare la generare	Verificați depozitul curent și dacă recepția a fost finalizată.
Totalul nu se potrivește cu documentul furnizorului	Verificați cantitățile, prețurile, moneda și cursul de schimb.
Produsul lipsește din NIR	Verificați dacă a fost scanat în recepție în locația corectă.
Ați ales documentul greșit	Nu salvați. Corectați tipul, numărul sau data documentului înainte de salvare.
NIR-ul a fost salvat greșit	Folosiți invalidarea doar dacă aveți permisiunea și motiv operațional real.
Comanda are produse lipsă	Decideți dacă se închide comanda sau se creează comandă copil.

Reguli importante

NIR-ul se generează după recepție, nu înainte.
NIR-ul se generează dintr-o locație de recepție, nu prin adăugare manuală de produse.
Locația trebuie să aparțină depozitului în care lucrați.
Documentul primit cu marfa trebuie completat corect.
Fără document se folosește doar când marfa chiar a venit fără document de însoțire.
Prețurile de achiziție trebuie completate înainte de salvare.
Dacă moneda diferă de moneda principală, verificați cursul de schimb.
Diferențele fizice se corectează înainte de salvarea NIR-ului.
Produsele lipsă dintr-o comandă furnizor se decid la NIR: închidere comandă sau comandă copil.
După NIR, continuați cu plasarea produselor.