Clienți

Clienți este zona în care păstrați persoanele și firmele către care vindeți sau expediați produse. Un client poate fi folosit la crearea comenzilor, la alegerea adreselor de facturare și la alegerea adreselor de livrare.

Această pagină nu este pentru administrarea contului dumneavoastră Putaway. Aici vorbim despre clienții finali: persoana care primește coletul, firma care cumpără marfa sau punctul de livrare folosit într-o comandă.

Când se folosește

Folosiți Clienți atunci când:

creați manual o comandă și trebuie să alegeți persoana sau firma pentru care se pregătesc produsele;
clientul nu există încă în WMS și trebuie adăugat înainte de comandă;
trebuie să corectați emailul, telefonul sau adresa pentru comenzi viitoare;
clientul are mai multe puncte de livrare și trebuie să fie aleasă adresa corectă;
trebuie să porniți protejarea datelor personale pentru un client.

Lista de clienți

Lista afișează clienții pe care aveți permisiunea să îi vedeți.

În listă apar:

numele persoanei sau al firmei;
emailul;
telefonul principal, luat din adresa de facturare sau din adresa de livrare;
tipul clientului: Persoană fizică sau Firmă;
acțiunile disponibile pentru utilizatorul curent.

Puteți căuta după nume, firmă, email sau telefon. Dacă aveți mulți clienți, folosiți filtrul Tip entitate pentru a afișa toate înregistrările, doar persoanele fizice sau doar firmele.

Acțiunile din listă depind de permisiunile utilizatorului:

Vizualizare deschide detaliile clientului;
Anonimizează datele clientului apare doar pentru utilizatorii care au acest drept și doar dacă înregistrarea nu este deja anonimizată;
Ștergere apare doar pentru utilizatorii care au drept de ștergere.

Crearea unui client

Pentru a crea un client nou, apăsați Adaugă.

Primul pas este completarea informațiilor de facturare:

Introduceți emailul clientului.
Alegeți tipul clientului: Persoană fizică sau Firmă.
Pentru persoană fizică, completați prenumele și numele.
Pentru persoană fizică din România, puteți completa CNP-ul dacă procedura companiei îl cere.
Pentru firmă, completați numele firmei și codul fiscal.
Alegeți țara.
Completați județul sau statul, localitatea, adresa, codul poștal dacă este disponibil și telefonul.
Alegeți dacă adresa de livrare este aceeași cu adresa de facturare.
Dacă adresa de livrare este diferită, completați și datele de livrare.
Apăsați Salvează.

Emailul trebuie să fie valid și să nu conțină spații. Telefonul se completează cu prefixul țării și numărul clientului. De exemplu, pentru România alegeți prefixul +40, apoi introduceți restul numărului.

Persoană fizică

Pentru o persoană fizică, completați cel puțin:

email;
prenume;
nume;
țară;
județ sau stat;
localitate;
adresă;
telefon.

CNP-ul sau un alt identificator fiscal este opțional în pagină. Completați-l doar dacă este necesar pentru facturare sau pentru procedura internă.

Firmă

Pentru o firmă, completați cel puțin:

email;
numele firmei;
codul fiscal;
țară;
județ sau stat;
localitate;
adresă;
telefon.

Pentru firme din România, când țara este România și există un cod fiscal, apare acțiunea Caută date oficiale.

Această acțiune poate ajuta la completarea:

numelui firmei;
adresei;
județului;
localității;
codului poștal;
telefonului;
informației dacă firma este plătitoare de TVA.

Dacă WMS găsește date, le afișează într-o fereastră de verificare. Apăsați Folosește datele colectate doar după ce verificați că firma găsită este cea corectă.

Adresa de facturare și adresa de livrare

Adresa de facturare este adresa principală a clientului. Ea se folosește când se completează datele de facturare ale unei comenzi.

Adresa de livrare este adresa unde se expediază produsele. La creare puteți alege:

Folosește adresa de facturare pentru livrare, dacă produsele se trimit la aceeași adresă;
Folosește o altă adresă de livrare, dacă produsele se trimit într-un alt loc.

Dacă alegeți o adresă de livrare diferită, completați tipul adresei, persoana sau firma de contact, telefonul, țara, localitatea și adresa completă.

Detaliile clientului

Din listă, deschideți un client cu acțiunea Vizualizare sau prin selectarea rândului.

În detalii vedeți:

emailul;
tipul clientului;
numele persoanei sau al firmei;
codul fiscal sau CNP-ul, dacă există;
adresa de facturare;
adresele de livrare;
adresa de livrare implicită;
acțiunile permise pentru utilizatorul curent.

Dacă aveți drept de editare și clientul nu este anonimizat, puteți modifica informațiile de facturare direct din detaliu.

Adrese de livrare

Un client poate avea mai multe adrese de livrare. Acest lucru este util când aceeași persoană sau firmă primește produse în locații diferite, de exemplu sediu, depozit, magazin sau punct de lucru.

Din detaliul clientului puteți:

adăuga o adresă de livrare nouă;
edita o adresă existentă;
seta o adresă ca implicită;
șterge o adresă de livrare.

Adresa implicită este afișată prima și este folosită ca alegere principală atunci când clientul este selectat într-o comandă.

Folosirea clientului într-o comandă

Când creați o comandă manuală, clientul se caută în zona Informații client. Scrieți cel puțin două caractere din nume, firmă, email sau telefon, apoi alegeți clientul corect din listă.

După selectare, WMS completează informațiile clientului și încarcă adresele salvate:

adresa de facturare a clientului poate fi aleasă pentru facturare;
la livrare puteți folosi aceeași adresă ca la facturare;
dacă există adrese de livrare separate, le puteți alege din listă;
adresa de livrare implicită este propusă ca alegere principală atunci când este disponibilă.

Dacă observați că un client lipsește, folosiți acțiunea de adăugare client, salvați clientul, apoi reveniți la comandă și căutați-l din nou.

Din formularul de comandă puteți adăuga și o adresă nouă pentru clientul selectat. După salvare, adresa devine disponibilă pentru acel client și poate fi aleasă imediat în comandă.

Editarea datelor

Când editați un client sau o adresă, WMS verifică dacă datele nu au fost schimbate între timp de alt utilizator.

Dacă alt utilizator a salvat modificări înaintea dumneavoastră, salvarea este oprită. Reîncărcați clientul, verificați informațiile actuale și apoi faceți din nou modificarea.

Modificările făcute pe client se folosesc la selecțiile următoare. Comenzile deja create păstrează datele cu care au fost salvate, de aceea verificați separat comenzile aflate în lucru.

Pentru siguranță operațională:

nu modificați adresele fără să verificați comenzile în lucru;
corectați emailul și telefonul înainte de a crea comenzi noi;
nu schimbați persoana fizică în firmă sau invers dacă înregistrarea este deja folosită într-un proces sensibil fără verificare internă;
nu editați datele unui client anonimizat ca și cum ar fi un client activ normal.

Anonimizarea datelor clientului

Anonimizarea este folosită pentru protecția datelor personale. O porniți doar când există un motiv valid, de exemplu o cerere a clientului sau o regulă internă de păstrare a datelor.

Pentru a putea porni anonimizarea, clientul trebuie să aibă:

email;
cel puțin un telefon în adresa de facturare sau în adresele de livrare.

După confirmare, cererea intră în procesare. WMS caută comenzile din cont care folosesc același email și același telefon, protejează datele personale din acele comenzi și elimină clientul din lista de clienți după finalizare.

Anonimizarea poate fi pornită și din detaliul unei comenzi, atunci când utilizatorul are permisiunea necesară și comanda conține email și telefon. În acest caz, WMS pornește de la datele din acea comandă și protejează comenzile care se potrivesc cu aceleași informații.

După finalizare, utilizatorul primește notificare. Dacă datele necesare lipsesc sau clientul a fost deja anonimizat, acțiunea este refuzată.

Ștergerea unui client

Ștergerea elimină clientul doar dacă WMS îl poate scoate în siguranță. Dacă înregistrarea este încă folosită de comenzi sau de alte documente care trebuie păstrate, ștergerea poate fi refuzată.

Folosiți această acțiune doar pentru înregistrări create greșit sau nefolosite, după ce verificați că nu mai sunt necesare în lucru.

Pentru cereri legate de protecția datelor personale, folosiți Anonimizează datele clientului, nu ștergerea simplă.

Probleme frecvente

Clientul nu apare la căutarea din comandă: verificați numele, emailul sau telefonul introdus și asigurați-vă că înregistrarea există în lista de clienți.
Salvarea este refuzată pentru email duplicat: căutați clientul existent și actualizați-l, în loc să creați unul nou.
Telefonul nu este acceptat: verificați prefixul țării și numărul, fără spații inutile.
Nu puteți șterge o adresă de livrare: fiecare client trebuie să păstreze cel puțin o adresă de livrare.
Datele oficiale ale firmei nu sunt găsite: completați datele manual și verificați codul fiscal.
Salvarea este oprită deoarece datele s-au schimbat: reîncărcați clientul, verificați varianta curentă și salvați din nou.
Clientul este anonimizat: nu îl folosiți ca pe un client activ. Creați o înregistrare nouă doar dacă există o relație comercială nouă și justificată.

Reguli de lucru

Căutați clientul înainte de a crea unul nou.
Verificați emailul și telefonul înainte de salvare.
Pentru firme, verificați codul fiscal și denumirea firmei.
Pentru adrese, verificați țara, județul, localitatea, strada și telefonul.
Nu modificați adresele folosite de comenzi în lucru fără verificare.
Folosiți anonimizarea doar când există un motiv real și aprobat.