Facturi pentru comenzi manuale
Factura ține de vânzare. Ea arată documentul fiscal sau comercial asociat comenzii.
Factura nu este AWB. O comandă poate avea factură fără să fi plecat deja din depozit.
Pentru comenzile manuale, factura externă și factura de stornare se pot încărca în format PDF din detaliul comenzii. După încărcare, documentele pot fi descărcate sau șterse, dacă utilizatorul are permisiune de editare.
Este indicat ca factura inițială să fie încărcată înainte de trimiterea comenzii la picking. Astfel, la împachetare documentele sunt deja pregătite și comanda nu se blochează pentru completări administrative.
Unde se vede
Section titled “Unde se vede”În detaliul comenzii, zona de factură poate afișa:
- dacă factura este generată;
- numărul facturii;
- data facturii;
- ultima printare, dacă informația există;
- butonul de descărcare, dacă există link;
- numărul facturii de stornare, dacă a fost încărcată;
- data și ultima printare a facturii de stornare, dacă există;
- butonul de descărcare pentru factura de stornare, dacă există document.
Pentru o comandă manuală, dacă zona de factură nu are date, WMS nu are încă factura pentru comanda respectivă.
Încărcarea facturii externe
Section titled “Încărcarea facturii externe”Butonul de adăugare factură externă apare când comanda nu are deja factură.
Pentru încărcare:
- Deschizi comanda corectă.
- Apeși acțiunea de adăugare factură externă.
- Introduci numărul facturii.
- Încarci PDF-ul facturii.
- Salvezi.
WMS transformă numărul facturii în majuscule și îl salvează pe comandă.
Încărcarea facturii de stornare
Section titled “Încărcarea facturii de stornare”Factura de stornare poate fi încărcată doar după ce comanda are o factură inițială.
Pentru încărcare:
- Verifici că factura inițială există pe comandă.
- Apeși acțiunea de adăugare factură de stornare.
- Introduci numărul facturii de stornare.
- Încarci PDF-ul facturii de stornare.
- Salvezi.
WMS salvează factura de stornare separat de factura inițială, ca să poți verifica și descărca ambele documente.
Descărcarea facturilor
Section titled “Descărcarea facturilor”Dacă factura are document disponibil, butonul Descarcă factura deschide documentul.
Dacă există factură de stornare, butonul Descarcă factura de stornare deschide documentul de stornare.
La descărcare, WMS verifică dacă documentul aparține comenzii și actualizează informațiile de printare când este cazul.
Ștergerea facturilor
Section titled “Ștergerea facturilor”Factura externă și factura de stornare pot fi șterse din detaliul comenzii când există pe comandă.
La ștergere, WMS:
- cere confirmare;
- verifică versiunea comenzii, ca să nu șteargă peste o modificare făcută între timp;
- elimină datele facturii de pe comandă;
- șterge PDF-ul din stocare, dacă documentul a fost încărcat în WMS;
- adaugă o înregistrare în istoricul comenzii.
După ștergere, verifică din nou comanda înainte să o trimiți la picking sau packing.
Limitări pentru facturi manuale
Section titled “Limitări pentru facturi manuale”- Nu poți încărca factură externă dacă există deja factură pe comandă.
- Nu poți încărca factură de stornare dacă nu există factură inițială.
- Nu poți încărca a doua factură de stornare dacă una există deja.
- Fișierul trebuie să fie PDF.
- Limita implicită de fișier este 10 MB, dacă serverul nu este configurat altfel.
- PDF-ul trebuie să fie un document valid.
- PDF-urile protejate, modificate neobișnuit sau considerate riscante sunt refuzate.
- Fișierul este verificat înainte de salvare.
- Dacă altcineva modifică aceeași comandă între timp, trebuie să redeschizi comanda și să repeți acțiunea.
Probleme frecvente
Section titled “Probleme frecvente”| Situație | Ce verifici |
|---|---|
| Factura nu apare | Informația de factură nu există încă pe comandă. |
| Linkul de factură lipsește | Factura poate avea date parțiale, dar fără adresă de descărcare. |
| Nu apare butonul de adăugare factură | Comanda are deja factură sau utilizatorul nu are permisiune de editare. |
| Nu poți adăuga factură de stornare | Comanda nu are factură inițială sau are deja factură de stornare. |
| PDF-ul nu se salvează | Fișierul nu este PDF valid, depășește limita, este protejat sau verificarea îl refuză. |
| Nu se poate șterge factura | Comanda nu are factura respectivă sau comanda a fost modificată între timp. |
Reguli simple
Section titled “Reguli simple”- Factura nu înseamnă automat că pachetul a plecat.
- Nu încărca PDF-uri primite din surse nesigure.
- Nu încărca facturi pe o comandă pe care nu ai verificat-o.
- Nu considera factura disponibilă dacă nu apare pe comandă.
- Pentru comenzile manuale, încarcă factura inițială înainte de picking când documentul este disponibil.