Crearea unei comenzi manuale

O comandă manuală este o comandă introdusă direct în Putaway WMS de către un utilizator. Se folosește când echipa are toate informațiile necesare despre client, adrese, produse, cantități și prețuri, iar comanda trebuie pregătită pentru fluxul de depozit.

Exemple:

o comandă primită telefonic;
o comandă primită pe email;
o comandă internă;
o comandă specială introdusă conform procedurii companiei.

Comanda manuală nu corectează stocul. Dacă stocul fizic nu corespunde cu stocul din Putaway WMS, se folosesc fluxurile de inventar, ajustare, recepție sau transfer, nu o comandă nouă.

Înainte să începi

Verifică următoarele lucruri înainte să apeși Creează Comandă:

Ai permisiune pentru adăugarea comenzilor.
Ai selectat depozitul corect.
Ai acces la depozitul selectat.
Clientul există în Clienți sau poate fi creat înainte de salvarea comenzii.
Clientul are o adresă de facturare și o adresă de livrare potrivită.
Produsele există în catalog și sunt produse care pot fi adăugate pe comandă.
Produsele au stoc disponibil în depozitul curent.
Moneda comenzii este corectă.
Costul de livrare este cunoscut, dacă trebuie inclus.
Contul are credit disponibil pentru crearea comenzii.

Comanda se salvează pe depozitul activ. Dacă depozitul lipsește sau utilizatorul nu mai are acces la el, comanda nu se salvează.

Crearea unei comenzi consumă 1 credit. Dacă nu există abonament activ, portofel de credite sau credit suficient, salvarea este refuzată.

Deschiderea formularului

Deschide Comenzi.
Apasă Creează Comandă.
Se deschide formularul de comandă.

Formularul pornește cu tipul Standard, moneda implicită a contului, cost de livrare 0 și adresa de livrare setată la fel ca adresa de facturare.

Data comenzii nu se completează manual în ecran. Putaway WMS folosește momentul în care comanda este salvată.

1. Setările comenzii

În cardul Setări comandă verifici informațiile generale:

Câmp	Cum se folosește
Tip comandă	Pentru crearea din acest ecran rămâne Standard.
Moneda comenzii	Alege moneda înainte de introducerea prețurilor. După salvare, moneda nu mai poate fi schimbată pe comandă.
Cost livrare	Completează costul de transport dacă trebuie inclus în total. Dacă nu există cost de livrare, lasă valoarea `0`.

Moneda aleasă trebuie să fie activă pentru cont. Dacă moneda nu mai este disponibilă, comanda nu se salvează.

2. Clientul

În cardul Informații Client, caută clientul după nume, firmă, email sau telefon. Scrie cel puțin două caractere, apoi alege clientul corect din listă.

După selectare, Putaway WMS afișează numele, emailul și telefonul disponibile pentru client.

Dacă nu găsești clientul:

Apasă butonul Adaugă client.
Creează clientul în pagina Clienți.
Adaugă datele și adresele necesare.
Revino în Comenzi.
Caută și selectează clientul nou creat.

Nu introduce comanda pe un client asemănător doar ca să poți continua. Clientul ales rămâne legat de comandă, documente, livrare și istoricul operațional.

3. Adresele

Comanda folosește două adrese:

Adresă	La ce folosește
Adresa de facturare	Datele folosite pentru identificarea clientului și pentru documente.
Adresa de livrare	Locul unde trebuie trimisă comanda.

După selectarea clientului, Putaway WMS încarcă adresele salvate pe acel client.

Pentru Adresa de facturare:

Alege adresa potrivită din listă.
Verifică numele sau firma, localitatea, țara, strada, telefonul și emailul.
Dacă adresa lipsește, apasă Adaugă adresă nouă și completează datele.

Pentru Adresa de livrare:

Dacă livrarea se face la aceeași adresă, lasă selectată opțiunea Aceeași cu adresa de facturare.
Dacă livrarea se face în altă parte, alege adresa de livrare corectă.
Dacă adresa nu există, apasă Adaugă adresă nouă.

O adresă adăugată din formular se salvează pe clientul selectat. Nu adăuga o adresă temporară dacă ea nu trebuie păstrată pe client.

Comanda poate fi refuzată la salvare dacă nu există nicio adresă utilă pentru client.

4. Produsele

Produsele se adaugă din cardul Adaugă produs.

Pentru a căuta un produs, scrie cel puțin două caractere din nume, SKU, MPN, cod de bare sau id produs. Dacă lista este mare, folosește filtrul Furnizor pentru a restrânge rezultatele.

Putaway WMS nu adaugă produse de tip părinte direct pe comandă. Pentru produsele cu variante, alege varianta sau produsul real care este manipulat fizic în depozit.

După selectarea produsului, ecranul afișează stocul disponibil pe depozite și evidențiază depozitul curent. Pentru o comandă standard, cantitatea se ia din stocul disponibil în depozitul curent.

Dacă produsul nu apare:

verifică dacă produsul există în Catalog -> Produse;
verifică dacă ai căutat după numele, SKU-ul, MPN-ul sau codul de bare corect;
verifică dacă ai ales un filtru de furnizor prea restrictiv.

Dacă produsul apare, dar nu are stoc disponibil în depozitul curent:

nu îl poți adăuga pe comanda standard din acel depozit;
schimbă depozitul doar dacă acesta este depozitul real din care se va pregăti comanda;
dacă marfa trebuie adusă în depozit, rezolvă mai întâi aprovizionarea sau transferul.

Pentru fiecare produs adăugat:

Selectează produsul.
Verifică stocul disponibil în depozitul curent.
Introdu cantitatea.
Introdu Preț unitar.
Apasă butonul +.

Cantitatea minimă este 1. Cantitatea maximă este limitată de stocul disponibil afișat pentru depozitul curent, ținând cont și de același produs deja adăugat în comandă.

Dacă adaugi același produs cu același preț și aceeași cotă TVA, Putaway WMS cumulează cantitățile pe aceeași linie. Dacă prețul sau TVA-ul diferă, produsul rămâne pe linii separate.

Pentru a corecta o linie:

folosește pictograma de editare pentru a schimba cantitatea sau prețul;
folosește pictograma de ștergere pentru a elimina produsul din comandă.

O comandă fără produse nu se salvează.

5. Prețuri, TVA și total

Prețul introdus este prețul unitar afișat pe comandă.

Putaway WMS calculează:

subtotalul produselor;
TVA-ul, folosind cota setată pentru cont;
costul de livrare;
totalul comenzii.

Verifică sumarul înainte de salvare. Dacă moneda este greșită, schimb-o înainte să salvezi comanda.

6. Note interne

În cardul Note poți adăuga informații pentru echipă, de exemplu:

instrucțiuni speciale de pregătire;
observații despre livrare;
detalii primite de la client;
informații utile pentru colegii care verifică sau procesează comanda.

Notele nu înlocuiesc clientul, adresele, produsele sau cantitățile. Datele importante trebuie completate în câmpurile lor, nu doar în note.

7. Salvarea comenzii

Înainte să salvezi, verifică:

depozitul;
moneda;
clientul;
adresa de facturare;
adresa de livrare;
produsele;
cantitățile;
prețurile;
costul de livrare;
totalul.

Apasă Trimite Comanda.

Dacă salvarea reușește, comanda apare în listă cu starea Nouă.

Ce se întâmplă după salvare

După salvare, comanda poate fi deschisă din lista de comenzi.

Cât timp este în starea Nouă, comanda poate fi verificată și, dacă utilizatorul are permisiune, editată. După ce este trimisă mai departe în fluxul de depozit, editarea devine restricționată și corecțiile se fac prin pașii operaționali potriviți.

Comanda nouă poate continua spre colectare, împachetare și livrare conform procedurii depozitului.

Factura și AWB-ul nu se completează în formularul de creare a comenzii. Acestea se gestionează ulterior în etapele dedicate, în funcție de modul de lucru al companiei.

Situații care blochează salvarea

Comanda nu se salvează dacă:

nu există depozit selectat;
utilizatorul nu are acces la depozitul selectat;
utilizatorul nu are permisiune de creare comenzi;
nu este selectat niciun client și nu există date suficiente pentru client;
nu există nicio adresă utilă;
nu există produse în comandă;
un produs nu mai există în catalog;
cantitatea sau prețul unui produs nu este valid;
moneda nu este activă pentru cont;
costul de livrare este negativ;
contul nu are credit disponibil.

Dacă apare o eroare la salvare, nu crea o a doua comandă fără să verifici mai întâi lista de comenzi. Este posibil ca problema să fie o informație lipsă, un depozit greșit, o monedă indisponibilă sau lipsa creditelor.

Greșeli frecvente

Începi comanda fără depozit activ.
Creezi comanda pe depozitul greșit.
Alegi un client cu nume asemănător, dar nu clientul real.
Clientul nu are adresa potrivită.
Lași livrarea la fel ca facturarea deși coletul trebuie trimis în altă parte.
Cauți produsul corect, dar filtrul de furnizor ascunde rezultatul.
Alegi produsul părinte în locul variantei reale.
Produsul are stoc în alt depozit, nu în depozitul curent.
Introduci prețurile în moneda greșită.
Uiți să completezi costul de livrare.
Salvezi înainte să verifici totalul.