Utilizatori

Utilizatori este pagina din Companie unde administratorul companiei adaugă și administrează oamenii care lucrează în contul companiei.

Folosiți această pagină pentru operatori, coordonatori, șefi de tură, persoane care lucrează cu produse, comenzi, rapoarte, facturare sau administrare internă. Ghidul descrie doar utilizatorii companiei, adică oamenii clientului care folosesc aplicația în activitatea lor.

Accesul se gândește după munca reală: în ce depozite are voie să lucreze persoana și ce acțiuni poate face acolo. Dacă un utilizator nu vede o pagină, un buton sau un depozit, cauza este una dintre acestea: nu are permisiunea necesară, depozitul nu îi este alocat sau încearcă să modifice propriul cont dintr-o zonă în care acest lucru nu este permis.

Cine se administrează aici

Pagina este pentru conturile companiei:

administratorul companiei, care vede utilizatorii din propria companie;
utilizatorii obișnuiți ai companiei, cum ar fi operatorii de recepție, plasare, colectare, împachetare, inventar sau persoanele care lucrează cu date comerciale;
utilizatorii care au primit drepturi limitate de administrare și văd doar zona de lucru la care au acces.

Când adăugați un cont nou din această pagină, rolul disponibil pentru oamenii companiei este Utilizator. Rolul de administrator al companiei poate apărea în listă pentru context, dar nu se creează și nu se schimbă din această pagină.

Pentru datele personale, parola proprie, setările personale de autentificare și logurile proprii se folosește pagina Cont. Nu folosiți pagina Utilizatori pentru a schimba accesul propriului cont.

Lista de utilizatori

Deschideți Companie -> Utilizatori.
Căutați după prenume, nume sau adresa de email.
Filtrați după rol, stare sau depozit când lista este mare.
Deschideți meniul de acțiuni pentru detalii, depozite, permisiuni, activare sau dezactivare, restricție IP, loguri de autentificare, ștergere sau restaurare.

Lista arată numele, adresa de email, rolul și starea contului. În detalii puteți vedea și data creării, cine a creat contul, ultimul IP de autentificare, IP-ul permis, încercările eșuate de autentificare și depozitele alocate.

Utilizatorii șterși rămân în listă cu starea Șters, ca să poată fi verificați sau restaurați după perioada permisă. Pentru conturile șterse, emailul contului și datele personale pot fi golite pentru protecția datelor.

Meniul de acțiuni se schimbă după drepturile persoanei conectate și după contul selectat. Acțiunile care ar putea bloca accesul propriu nu sunt disponibile pentru propriul cont.

Adăugarea unui utilizator

Apăsați Adaugă Utilizator.
Completați prenumele, numele și adresa de email.
Lăsați rolul Utilizator.
Alegeți depozitele în care persoana are voie să lucreze.
Alegeți permisiunile generale ale contului, dacă persoana are nevoie de acces la zone care nu țin de un singur depozit.
Pentru fiecare depozit selectat, alegeți permisiunile de lucru din acel depozit.
Salvați.

Administratorul nu setează parola pentru noul utilizator. După salvare, persoana primește un email de invitație și își activează contul din linkul primit.

Linkul de invitație este valabil 24 de ore. La activare, utilizatorul își setează parola. Parola trebuie să aibă cel puțin 8 caractere și să conțină litere mari, litere mici, cifre și un caracter special. Dacă linkul expiră, utilizatorul poate cere retrimiterea emailului de activare din pagina de autentificare.

Un utilizator nou apare ca inactiv până când își activează contul. Dacă în companie este obligatorie verificarea în doi pași, utilizatorul va parcurge și acel pas la autentificare.

Nu puteți adăuga un utilizator dacă planul activ a atins limita de utilizatori. Pentru a adăuga alt cont, eliberați un loc prin ștergerea unui utilizator care nu mai este folosit sau schimbați planul. Dacă emailul este deja folosit în companie, folosiți alt email sau restaurați contul șters când restaurarea este disponibilă. Dacă emailul este folosit la altă companie, trebuie folosită altă adresă.

Depozite alocate

Depozitele stabilesc unde poate lucra utilizatorul. Un utilizator alocat doar în depozitul București nu trebuie să lucreze în depozitul Cluj, chiar dacă are permisiuni pentru operațiuni de depozit.

Un cont fără depozit alocat poate exista, dar nu poate lucra în fluxurile care cer un depozit. Pentru operatori, alegeți cel puțin depozitul în care lucrează efectiv.

Când scoateți un depozit de la un utilizator, permisiunile legate de acel depozit sunt eliminate pentru acel utilizator. După modificare, verificați depozitele rămase și permisiunile fiecărei persoane care lucrează în mai multe locații.

Selectarea unui depozit nu acordă automat toate acțiunile din acel depozit. Depozitul spune unde poate lucra persoana, iar permisiunile spun ce poate face acolo.

Permisiuni generale

Permisiunile generale se aplică în contul companiei și nu depind de un depozit ales. Ele sunt folosite pentru zone comune, cum ar fi produse, clienți, rapoarte, setări, facturare sau administrarea utilizatorilor.

Acordați doar drepturile necesare pentru munca persoanei. Un operator care recepționează marfă nu are nevoie, în mod normal, de acces la facturare sau la administrarea utilizatorilor.

Lista de permisiuni afișată depinde de planul activ și de drepturile persoanei care face modificarea. Nu puteți da altui utilizator o permisiune pe care nu o aveți disponibilă.

Permisiuni pe depozit

Permisiunile pe depozit se aleg separat pentru fiecare depozit alocat. Ele controlează activități precum recepție marfă, plasare, transfer, colectare, împachetare, locații, stoc, documente de depozit și ajustări.

Dacă un utilizator lucrează în două depozite, verificați permisiunile în fiecare depozit. Accesul la o acțiune în primul depozit nu copiază automat aceeași acțiune în al doilea depozit.

Pentru un utilizator care lucrează doar la recepție, alocați depozitul potrivit și permisiunile de recepție necesare pentru acel depozit. Pentru un utilizator care lucrează la colectare și împachetare, alocați permisiunile potrivite pentru acele activități.

Stări ale contului

Activ: utilizatorul poate intra în cont și poate lucra, dacă are contul activat, depozite alocate și permisiunile necesare.
Inactiv: utilizatorul nu poate lucra. Această stare se folosește și pentru conturile invitate care nu au fost activate încă.
Șters: contul este scos din utilizarea curentă. Utilizatorul nu mai poate lucra și poate fi restaurat doar după perioada permisă.

Dezactivați un utilizator când persoana pleacă temporar sau nu trebuie să mai intre în cont o perioadă. Ștergeți utilizatorul când persoana nu mai trebuie să rămână utilizator activ al companiei.

Nu activați, dezactivați, ștergeți sau modificați accesul propriului cont din această pagină.

Restricție IP

Restricția IP limitează autentificarea la o singură adresă IP. Dacă introduceți un IP permis, utilizatorul se poate autentifica doar din acea locație de internet. Dacă lăsați câmpul gol, utilizatorul se poate autentifica fără această restricție.

Folosiți restricția IP doar pentru persoane care lucrează printr-o conexiune stabilă. Dacă internetul lor primește frecvent alt IP, utilizatorul poate rămâne blocat în afara contului.

Dacă un utilizator nu se poate autentifica după setarea restricției, verificați logurile de autentificare. Dacă motivul este IP-ul, ștergeți restricția sau introduceți IP-ul corect.

Loguri de autentificare

Logurile de autentificare ajută la investigarea problemelor de acces. Ele arată data, IP-ul, informații despre browser sau dispozitiv, dacă autentificarea a reușit și motivul pentru o încercare eșuată.

Folosiți logurile pentru situații precum parola greșită, cont neactivat, cont dezactivat, restricție IP, verificare în doi pași sau blocare temporară. Pentru munca din depozit, folosiți rapoartele și trasabilitatea operațiunilor, nu logurile de autentificare.

Ștergere și restaurare

Ștergerea cere parola administratorului care face acțiunea. După ștergere, utilizatorul nu mai poate intra în cont, sesiunile existente nu mai rămân valabile, iar locul ocupat în limita planului se eliberează.

Restaurarea este disponibilă doar după 7 zile de la ștergere. La restaurare introduceți adresa de email care va rămâne pe cont. Restaurarea este blocată dacă emailul este deja folosit sau dacă planul activ nu mai permite încă un utilizator.

Dacă încercați să adăugați un utilizator cu un email care aparține unui cont șters din aceeași companie, aplicația va cere restaurarea contului șters în loc să creeze un cont nou.

Când ceva nu merge

Dacă nu vedeți Adaugă Utilizator, nu aveți dreptul de administrare pentru adăugarea utilizatorilor.
Dacă un utilizator nu vede un depozit, verificați depozitele alocate.
Dacă vede depozitul, dar nu poate face o acțiune, verificați permisiunile pentru acel depozit.
Dacă nu vede o zonă comună, cum ar fi produse, rapoarte sau facturare, verificați permisiunile generale.
Dacă nu se poate autentifica, verificați activarea contului, starea contului, restricția IP, verificarea în doi pași și logurile de autentificare.
Dacă nu puteți adăuga sau restaura un utilizator, verificați limita planului și dacă emailul este deja folosit.
Dacă o acțiune asupra propriului cont este refuzată, folosiți pagina Cont pentru datele personale și parola proprie.

Recomandări

Creați cont separat pentru fiecare persoană. Nu împărțiți același cont între operatori.
Acordați la început doar drepturile necesare și extindeți accesul când apare o nevoie reală.
Verificați depozitele și permisiunile după mutarea unui angajat în altă echipă sau locație.
Dezactivați rapid utilizatorii care nu mai trebuie să intre în cont.
Folosiți ștergerea doar când persoana nu mai trebuie păstrată ca utilizator activ al companiei.
Folosiți logurile de autentificare doar pentru probleme de acces, nu pentru evaluarea muncii din depozit.