Furnizori

Furnizori sunt companiile de la care cumpărați marfă sau față de care recepționați produse. Furnizorul apare în produse, loturi, comenzi furnizor, recepții și documente precum NIR.

Un furnizor nu este doar o adresă de contact. În Putaway WMS, el ajută la urmărirea provenienței mărfii: ce produse vin de la acel furnizor, ce loturi îi aparțin, ce comenzi au fost făcute, ce s-a recepționat și ce documente au fost emise.

Când folosiți furnizorii

Folosiți pagina Furnizori când vreți să:

adăugați o companie de la care cumpărați produse;
păstrați datele de contact și localizare ale companiei;
legați produse de furnizorul de la care sunt cumpărate;
pregătiți comenzile către furnizori;
recepționați marfă cu sau fără comandă la furnizor;
urmăriți ulterior proveniența stocului în documente, stoc și rapoarte.

Furnizorul trebuie gândit ca o identitate stabilă. Dacă aceeași companie apare de mai multe ori cu nume ușor diferite, filtrele, recepțiile și rapoartele devin greu de urmărit.

Deschiderea paginii

Pentru a lucra cu furnizorii, deschideți pagina Furnizori din meniul aplicației.

Pagina apare doar utilizatorilor care au permisiunea de gestionare a furnizorilor. Pentru adăugare, modificare și ștergere pot exista permisiuni separate. Dacă nu vedeți butonul de adăugare sau acțiunile de editare/ștergere, cereți unui administrator să vă verifice rolul.

Lista de furnizori

Lista este locul în care verificați furnizorii existenți înainte să creați unul nou.

Pe calculator, furnizorii apar într-un tabel. Pe telefon sau tabletă, aceleași informații sunt afișate sub formă de carduri, ca să poată fi citite mai ușor pe ecran mic.

În listă apar:

numele furnizorului;
CIF sau cod fiscal;
țara și localitatea;
județul, acolo unde este completat;
adresa, pe cardurile mobile;
email;
telefon;
acțiuni de editare sau ștergere.

Emailul și telefonul sunt afișate ca legături rapide. Dacă dispozitivul permite, puteți deschide direct o adresă de email sau puteți iniția un apel.

Căutare și filtre

Folosiți zona de filtre când aveți mulți furnizori și vreți să găsiți rapid unul anume.

Puteți căuta după:

nume;
CIF sau cod fiscal;
email;
telefon;
țară;
județ;
localitate;
adresă.

Căutarea acceptă mai multe cuvinte. De exemplu, puteți introduce numele furnizorului și orașul, iar Putaway WMS păstrează în listă furnizorii care se potrivesc.

Puteți filtra și după:

Țară;
Județ.

Butonul Reset golește filtrele și afișează din nou lista completă.

Crearea furnizorului

Pentru a crea un furnizor:

Deschideți Furnizori.
Apăsați Adaugă.
Completați cel puțin numele furnizorului.
Completați datele fiscale și de contact, dacă le aveți.
Apăsați Salvează.

La adăugare sunt disponibile următoarele câmpuri:

nume;
CIF sau cod fiscal;
email;
telefon;
țară;
județ;
localitate;
adresă.

Numele este obligatoriu. Celelalte câmpuri sunt opționale, dar este recomandat să le completați cât mai corect, mai ales CIF-ul și țara.

Emailul trebuie introdus în format de email, iar telefonul trebuie introdus într-un format clar, fără texte suplimentare.

Ce înseamnă câmpurile

Câmp	Cum se folosește
Nume	Numele companiei furnizoare. Folosiți aceeași formă peste tot, de exemplu numele legal sau numele comercial stabilit intern.
CIF / cod fiscal	Codul fiscal al furnizorului. Ajută la diferențierea companiilor cu nume asemănător.
Email	Adresa de contact pentru comenzi, confirmări sau discuții comerciale.
Telefon	Numărul de contact al furnizorului.
Țară	Țara furnizorului. Este importantă când folosiți coduri fiscale și filtre pe țară.
Județ	Zona administrativă sau regiunea furnizorului.
Localitate	Orașul sau localitatea furnizorului.
Adresă	Adresa completă, dacă aveți nevoie de ea pentru documente și contact.

După ce creați furnizorul

După salvare, furnizorul poate fi folosit în mai multe zone de lucru:

în Produse, pentru a spune de la ce furnizori poate veni un produs;
în Import produse, când produsele importate trebuie legate de furnizori;
în Loturi, pentru produsele urmărite pe lot;
în Comenzi furnizori, pentru aprovizionare planificată;
în Recepția mărfurilor, când marfa ajunge în depozit;
în Stoc și Trasabilitate, pentru analiză și urmărire.

Furnizorul singur nu adaugă produse în stoc. Stocul apare doar după operațiuni precum recepție, NIR, plasare sau ajustări.

Legătura cu produsele

Un produs trebuie legat de furnizorul de la care îl recepționați.

Această legătură este importantă deoarece, în recepție, Putaway WMS verifică dacă produsul scanat aparține furnizorului selectat. Dacă produsul nu este legat de acel furnizor, scanarea este refuzată.

Exemplu:

Creați furnizorul Furnizor A.
Deschideți produsul SKU-100.
Legați produsul de Furnizor A.
La recepție selectați Furnizor A.
Când scanați SKU-100, produsul este acceptat dacă restul datelor sunt corecte.

Dacă același produs poate veni de la mai mulți furnizori, legați produsul de fiecare furnizor relevant. Nu creați produse duplicate doar pentru că se schimbă furnizorul, decât dacă în compania dumneavoastră acele articole sunt tratate ca produse diferite.

Legătura cu importul de produse

La import, furnizorul poate fi completat din fișier sau ales ca furnizor implicit pentru produsele importate.

Dacă fișierul conține nume de furnizori, folosiți aceeași scriere ca în pagina Furnizori. Diferențele mici, cum ar fi spații în plus, prescurtări sau litere schimbate, pot duce la confuzie operațională.

Legătura cu loturile

Loturile sunt legate de furnizori. Acest lucru contează mai ales pentru produse perisabile sau produse pentru care trebuie urmărită proveniența exactă.

În recepție, după ce selectați furnizorul, Putaway WMS afișează loturile potrivite pentru acel furnizor. Dacă lotul nu apare, verificați:

dacă lotul a fost creat;
dacă lotul aparține furnizorului corect;
dacă produsul este configurat corect pentru lucru cu loturi;
dacă data de expirare este corectă.

Nu refolosiți același cod de lot pe furnizori diferiți fără să verificați fizic documentele mărfii.

Legătura cu comenzile furnizori

Pentru aprovizionare planificată, creați o comandă furnizor pe furnizorul de la care așteptați marfa.

Într-o comandă furnizor, produsele disponibile sunt cele legate de furnizorul selectat. Astfel evitați comandarea accidentală a unui produs de la o companie care nu îl livrează.

Comanda furnizor devine disponibilă în recepție doar după ce este salvată și doar pentru furnizorul și depozitul ei.

Legătura cu recepția mărfurilor

În Recepția mărfurilor, primul pas este selectarea furnizorului.

După selectare, puteți lucra în două moduri:

Recepție fără comandă, când marfa a sosit fără o comandă creată anterior;
Recepție pe baza unei comenzi la furnizor, când recepționați o comandă deja salvată.

Putaway WMS folosește furnizorul selectat pentru a verifica produsele, loturile și comenzile disponibile. Dacă un produs aparține altui furnizor, nu îl adăugați în aceeași recepție.

Legătura cu NIR și stoc

După recepție, produsele ajung în documentele de recepție și în stoc cu informația despre furnizorul de proveniență.

Această informație ajută când vreți să:

vedeți de la ce furnizor a venit o marfă;
filtrați stocul după furnizor;
verificați diferențe între comandat și recepționat;
urmăriți loturi, serii și proveniență;
analizați recepții și ajustări.

În raportul de stoc, filtrul de furnizor ajută la analiză. Când aveți nevoie de cantitatea venită strict de la un furnizor, folosiți modul de calcul dedicat stocului pentru furnizorul selectat.

Editarea furnizorului

Pentru a modifica un furnizor:

Deschideți Furnizori.
Găsiți furnizorul în listă.
Apăsați acțiunea de editare.
Modificați câmpurile necesare.
Apăsați Salvează.

Editarea schimbă datele de contact și localizare ale furnizorului. Nu mută stoc și nu modifică automat documentele deja generate.

Modificați cu atenție numele și CIF-ul. Dacă schimbați identitatea furnizorului în loc să corectați o greșeală de scriere, istoricul operațional poate deveni greu de interpretat.

Exemple de editări potrivite:

corectați un număr de telefon;
actualizați emailul de contact;
completați țara sau localitatea;
corectați o literă greșită în nume;
completați CIF-ul care lipsea.

Exemple de editări riscante:

înlocuiți complet o companie cu alta;
schimbați un furnizor vechi într-un furnizor nou;
modificați numele ca să ascundeți o dublură.

În aceste cazuri, creați furnizorul corect și păstrați istoricul curat.

Ștergerea furnizorului

Ștergerea se folosește doar pentru furnizori creați greșit și nefolosiți.

Pentru a șterge un furnizor:

Deschideți Furnizori.
Găsiți furnizorul în listă.
Apăsați acțiunea de ștergere.
Confirmați ștergerea.

Putaway WMS nu permite ștergerea furnizorului dacă este asociat cu produse sau dacă este referențiat în NIR-uri. În această situație, furnizorul trebuie păstrat pentru trasabilitate.

Probleme frecvente

Nu găsesc furnizorul în listă

Verificați dacă nu aveți filtre active. Apăsați Reset, apoi căutați din nou după nume sau CIF.

Nu pot adăuga furnizorul

Verificați dacă numele este completat. Dacă emailul sau telefonul sunt completate într-un format greșit, corectați-le sau lăsați câmpurile goale până aveți datele corecte.

Dacă apare mesajul că limita planului a fost atinsă, nu mai puteți adăuga furnizori peste limita planului curent.

Apare mesaj că furnizorul există deja

Căutați furnizorul în listă după nume și CIF. Dacă este același furnizor, folosiți înregistrarea existentă și actualizați-o dacă lipsesc date.

Produsul este refuzat la recepție

Verificați dacă produsul este legat de furnizorul selectat. În recepție, produsul scanat trebuie să aparțină furnizorului cu care lucrați.

Lotul nu apare la recepție

Verificați pagina Loturi. Lotul trebuie să existe și să fie legat de furnizorul selectat.

Nu pot șterge furnizorul

Dacă furnizorul este legat de produse sau apare pe NIR-uri, Putaway WMS blochează ștergerea. Păstrați furnizorul pentru istoric.

Reguli

Creați furnizorul înainte de a-l folosi pe produse sau comenzi furnizor.
Nu dublați același furnizor cu nume ușor diferit.
Pentru furnizori din aceeași țară, CIF-ul trebuie păstrat consecvent ca să nu apară duplicate.
Legați produsele de furnizor înainte de recepție.
Creați loturile pe furnizorul corect.
Folosiți recepții separate pentru furnizori diferiți.
Ștergeți doar furnizori creați greșit și nefolosiți.
Nu modificați un furnizor vechi ca să reprezinte altă companie.
Păstrați furnizorii folosiți în documente pentru trasabilitate.